Aprender a manejar SAP ERP

Teniendo en cuenta la cantidad de empresas y negocios que están apostando actualmente por este sistema, es una excelente idea elaborar un artículo mencionando las nociones básicas para aprender a manejar SAP ERP. El funcionamiento del programa no es realmente complicado de aprender y comprender. Sin embargo, con la cantidad de departamentos, ventanas y alternativas disponibles, es posible complicarse un poco con los detalles y especificaciones.

SAP –que en realidad es un ERP, de los más populares y usados en las organizaciones– se ha convertido en una herramienta para las empresas que pretenden dominar un mercado competitivo y en pleno crecimiento. Y es precisamente por eso que hemos decidido explicar cómo usar SAP ERP sin complicaciones. Primero explicaremos qué es, luego cómo funciona, y posteriormente cómo aprender a usarlo mencionando los fundamentos y especificaciones tradicionales, como los departamentos. ¿Va a perdértelo? ¡Acompáñanos!

¿Qué es SAP ERP?

Primero que nada, conozcamos qué es para poder entrar en contexto y luego facilitar el proceso de aprendizaje. En palabras más, y en palabras menos, comprende un programa usado para administrar los diferentes recursos y departamentos de una empresa. Cuando hablamos de una organización, normalmente pensamos en las secciones de la misma: como el área de contabilidad, recursos humanos, operaciones, bancaria, logística y otros departamentos.

qué es sap

Desde el punto de vista sistemático, y con programas tradicionales, es prácticamente imposible integrar todas las áreas de una empresa. Lo que nos perjudica enormemente en términos de rendimiento. Eso, claro, hasta la oportunisima llegada del software ERP, que se encarga de integrarse completamente a la gestión de una empresa y facilitar los procesos de los departamentos. Por ejemplo, en el módulo contable, podemos agregar las transacciones, mientras que en el de recursos humanos, visualizar la lista de trabajadores.

SAP, que como mencionamos es uno de los programas más completos y sumamente eficientes en rendimiento, ofrece esa integración, comunicación, acoplamiento, gestión de las actividades administrativas, y en ocasiones operacionales, de una organización. Permitiendo que entre diferentes departamentos se conozca la información en tiempo real, y se trabaje con documentos actualizados que muestran la realidad de la entidad. Y gracias a ventajas importantes, como la flexibilidad, rapidez, renovación y soporte de inconvenientes.

¿Para qué sirve SAP ERP?

Siendo sinceros, el programa SAP se ha convertido en la columna vertebral de las empresas. En especial si es un negocio grande con un importante número de transacciones, actividades y de operaciones. Pues, precisamente eso, es lo que hace a este programa, herramienta y software de gestión empresarial tan importante. Ya que logra organizar, dirigir, monitorear, controlar y ejecutar actividades relacionadas directamente con la organización, desde un módulo y un ordenador. 

Pero, ¿cuáles son esas funciones de gestión? Varias, en realidad, y cada una importante. Por ejemplo, tenemos la administración de la empresa, y las consideraciones contables –como el registro de transacciones, elaboración de estados financieros y cálculo de impuestos–, manejo de las finanzas y de las dimensiones económicas de la empresa, control de las operaciones –para comprobar si se encuentran dando los resultados esperados– y también de estrategias de marketing. El SAP permite crear un plan de mercado y de comercialización, de forma que las tácticas empleadas para captar clientes y posicionarse en el mercado funcionen.

Aprender a usar SAP ERP

Aclarado lo anterior, y habiendo entrado en contexto, ahora sí es momento de aprender a manejar SAP ERP. Evidentemente no es algo que se pueda conocer rápidamente, de la noche a la mañana. Al menos no completamente. Pero, comprendiendo las nociones básicas, podemos tener una idea al momento de enfrentarse al programa. Presta atención a la siguiente información, ya que seguramente te ayudará.

Módulos de SAP

Básicamente, los módulos de SAP, son las secciones que reflejan los departamentos de la empresa. Traducción: son las áreas para trabajar en organizaciones que permite completar actividades, transacciones, y concretar objetivos.

La cantidad de módulos disponibles de SAP, o al menos lo que se van a usar, dependerá de la capacidad de la empresa y las actividades que ofrece la organización. Sin embargo, la mecánica es sencilla: los encargados del departamento de contabilidad, abrirán el módulo contable, donde tendrán las herramientas necesarias.

Para qué se usa SAP ERP

Mientras que, el módulo de recursos humanos, corresponderá usar a los profesionales del departamento de gestión de los trabajadores. Donde van a encontrar funciones de nómina y sus similares. Y  finalmente, en el módulo de economía, finanzas y tesorería, trabajarán con las funciones relacionadas a dimensiones monetarias.

Menú de SAP

Para poder encontrar los módulos, primero debemos saber manejar el menú. Pensemos en esta área como el cerebro del programa, donde se albergan transacciones del software. Desde acá podremos acceder a las aplicaciones personalizadas de SAP y la configuración de la misma. Por ejemplo, si seleccionamos el módulo de finanzas, nos abrirá una nueva ventana para administrar dicho módulo. También, en el mismo orden de ideas, el menú predeterminado de SAP contiene las carpetas, donde se encuentra toda la información de usuario. Vale la pena aclarar que no siempre será el mismo componente de dirección. Tendremos más, o menos funciones, de acuerdo al paquete ordenado por el cliente. También variará el número de transacciones realizadas.

Transacciones SAP

En el apartado anterior, hablamos sobre las transacciones de SAP. Pero, seguramente te preguntarás qué son. Se trata de los procesos realizados normalmente en el sistema. Supongamos que deseamos entrar al módulo de marketing, mediante el módulo de mercadotecnia. Para eso necesitaremos ejecutar un comando, que luego el programa mostrará. Eso es lo que llamamos en SAP como transacciones, y se encuentra en el menú del programa. Pero, como mencionamos, depende del paquete.

¿Cómo aprender a usar SAP?

La técnica manual, y usual, para aprender a manejar SAP consiste en curiosear constantemente hasta dar con los resultados. Pero no siempre funciona y no lo recomendamos para algo tan importante, como el módulo contable, que se compone por la información financiera de la empresa y un solo error puede perjudicarnos.

Cómo usar SAP

En cambio, una opción es contratar un consultor SAP. Que es una persona responsable de asesorar a los dueños, y trabajadores, de una empresa para satisfacer sus necesidades de gestión en el programa. Este especialista va a solucionar todos los problemas, en términos de configuración y empleo del programa, cuando los trabajadores no puedan. Ya que conoce los módulos, transacciones y herramientas.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.